Wat bedoelen we met native videoconferencing en BYOD?
Even in gewone taal:
Native videoconferencing betekent dat je vergaderruimte een vast (ingebouwd) systeem heeft dat speciaal is ontworpen voor één platform voor videomeetings. Denk aan Microsoft Teams Rooms of Zoom Rooms: hardware en software werken naadloos samen. Je loopt binnen, drukt op één knop en de meeting start.
BYOD (Bring Your Own Device) betekent dat deelnemers hun eigen laptop of tablet aansluiten op het scherm, de camera en de microfoon. Je gebruikt je eigen platform (Teams, Zoom, Meet), vaak via HDMI of draadloze verbinding. Flexibel – maar niet altijd foutloos.
Het dilemma: flexibiliteit of betrouwbaarheid?
Bij het inrichten van een boardroom komt het vaak neer op één vraag:
Kies je voor de vrijheid van BYOD of voor de zekerheid van een native systeem?
Op papier lijkt BYOD goedkoper en eenvoudiger. In de praktijk blijkt dat het juist meer tijd, risico en support kost.
BYOD: de belofte van flexibiliteit
Bij BYOD brengt iedere gebruiker zijn eigen apparaat mee en sluit dat aan op de apparatuur in de vergaderruimte. Het grote voordeel is de platformvrijheid: iedereen kan zijn favoriete meetingtool gebruiken. Bovendien zijn de aanschafkosten lager, omdat er geen vaste computer of licentie per ruimte nodig is. En gebruikers voelen zich vertrouwd met hun eigen laptop en instellingen.
Maar de praktijk laat zien dat deze flexibiliteit vaak gepaard gaat met frustratie.
De keerzijde van BYOD
Technische roulette
Elke laptop is anders. Verschillende kabels, drivers en updates zorgen ervoor dat het vaak 5 tot 10 minuten duurt voordat alles werkt. Kostbare tijd, zeker in directiemeetings.
Security en compliance risico’s
Een laptop die aangesloten blijft tijdens een meeting moet open blijven, notificaties tonen (privé)berichten en vertrouwelijke data kan onbedoeld op het scherm verschijnen. Voor organisaties met strikte veiligheidsnormen, zoals ISO 27001, is dat een groot risico.
Support-nachtmerrie
IT heeft geen controle over persoonlijke apparaten. Problemen vragen om fysieke hulp, en dat zorgt voor meer tickets en meer druk op de IT-afdeling. Onderzoeksbureau Gartner schat dat BYOD-omgevingen 3 tot 4 keer meer supportvragen genereren.
Inconsistente ervaring
Vandaag werkt het, morgen niet. Een update, een nieuwe adapter of een andere laptop en het systeem functioneert anders. Dat oogt onprofessioneel richting externe gasten of investeerders.
Native videoconferencing: de kracht van integratie
Een native systeem combineert hardware en software in één geïntegreerde oplossing, bijvoorbeeld Microsoft Teams Rooms. Alles is vooraf ingesteld, van camera tot geluid, en het systeem is altijd gebruiksklaar.
Waarom native systemen het verschil maken
Eén druk op de knop
Je start de vergadering rechtstreeks vanaf het touchpanel. Geen laptop, geen kabels, geen stress.
Betrouwbaarheid en consistentie
De technologie werkt altijd op dezelfde manier. Voor directieruimtes waar tijd en focus cruciaal zijn, is dat goud waard.
Integratie met IT en agenda’s
Native systemen zijn gekoppeld aan Outlook of Google Calendar en starten automatisch de juiste meeting.
Centraal beheer en monitoring
IT kan op afstand updates uitvoeren, storingen zien en proactief ingrijpen. Geen last-minute stress meer.
Security en compliance
Alle updates en patches worden automatisch uitgevoerd binnen de beveiligde IT-omgeving. Volledig compliant met beveiligingsstandaarden.
Wat kost dat dan?
De meerprijs valt mee: een paar honderd euro voor de hardware, plus licentiekosten per ruimte. Daar staat tegenover: de zekerheid dat het altijd werkt. One touch join. Geen gedoe meer. En vooral: geen gemiste kansen omdat de techniek het laat afweten op het moment dat het telt.
Wanneer BYOD wél werkt
BYOD kan prima zijn voor:
-
Kleine, informele vergaderruimtes
-
Start-ups met beperkt budget
-
Ad-hoc ruimtes zonder vertrouwelijke informatie
-
Teams met voldoende technische kennis
Maar voor een boardroom waar strategische beslissingen worden genomen, schiet BYOD vaak tekort.
Waarom native wint in boardrooms
Onze ervaring bij AVEX is duidelijk: 9 van de 10 corporate boardrooms kiezen uiteindelijk voor native videoconferencing.
Voorbeeld: RTL Nederland
RTL verving haar boardroom door een native Microsoft Teams Rooms-oplossing via ons Quarta-concept.
“Iedereen wil vergaderen in deze ruimte. Geen kabels, geen gedoe – en we hebben geen IT-ondersteuning meer nodig.”
Dat laatste is essentieel: een boardroom moet altijd werken, zonder hulp van IT.
Wat past bij jouw situatie?
Beantwoord deze vragen en ontdek of native videoconferencing voor jou de oplossing is:
| Vraag |
Advies |
| Hoe kritisch is de ruimte? |
Directieruimte → Native |
| Wat is je gebruikersgroep? |
C-level → Native |
| Hoe vaak wordt de ruimte gebruikt? |
Dagelijks → Native |
| Security-niveau? |
ISO 27001 → Native |
| Supportcapaciteit? |
Beperkt IT-team → Native |
| Investeringshorizon? |
5 jaar+ → Native |
