Bij deze upgrade is het complete AV systeem vervangen waaronder het draadloze discussiesysteem, het vergadermanagementsysteem en automatische cameravolgsysteem. Het discussiesysteem bestaat uit een voorzittersmicrofoon en 40 deelnemersposten die de raadsleden activeren met hun persoonlijke pas. Hieraan gekoppeld zijn de spreektijden, deelnemerslijsten en stemresultaten eenvoudig op te roepen. Tijdens een vergadering kan de voorzitter de gesprekken sturen. Hij kan onder andere de microfoons bedienen en aangeven wie wanneer kan spreken. Hierdoor blijft er orde in een debat of een vergadering en is iedereen goed verstaanbaar.
Drukker netwerk
Arjan van Loon is Commissiegriffier bij de gemeente Enschede, hij vertelt: “Het vorige draadloze audiosysteem dateert van 2007 en had door het steeds drukkere netwerk steeds vaker met storingen te kampen. Om dat te voorkomen, heeft de gemeente voor een nieuw en bedraad systeem gekozen wat uitermate goed werkt”.
Naast het audio met extra geluidsversterking en een nieuw bedraad discussiesysteem zijn er op videogebied aanpassingen gemaakt, zodat de livestream van de raadsvergaderingen in HD-kwaliteit wordt weergegeven.
Koppeling
De engineers van AVEX hebben voor de raadszaal een koppeling geschreven tussen iBabs (een software platform voor effectief papierloos vergaderen) en Company Webcast (het platform van de livestream). Arjan vervolgd: “De koppeling werkt uitstekend en op deze manier kunnen we de gehele vergadering bedienen vanaf één console”.
Uitdaging
Omdat de gemeente heeft gekozen voor een bedraad discussiesysteem moesten er kabels getrokken worden naar kabelputten onder de vloer in de raadszaal. Aangezien het gebouw met inrichting onder monumentenzorg valt, was de uitdaging om het originele tapijt van tijdens de bouw te mogen bewerken. Na toestemming heeft een gespecialiseerd bedrijf op de plaatsen waar de kabelputten zijn, het tapijt zo bewerkt dat met een nette inkeping de kabels naar de posten worden geleid.
Hoe was de samenwerking gedurende het project? “AVEX voerde projectmanagement over dit project. Ze coördineerden de werkzaamheden van de verschillende bedrijven. Bij de eerste technische verbouwing in 2007 was AVEX ook betrokken. Bas. de projectleider van AVEX van destijds. was nu weer de projectleider. Hij kende de ruimte en de aanwezige apparatuur dan ook goed. Het was een fijne samenwerking en er werd vooral goed geluisterd naar onze wensen”, aldus Arjan van Loon.
