De digitale raadsvergadering zorgt voor meer betrokkenheid

We leven in een tijd dat gemeenteraadsleden online deelnemen aan raadsvergaderingen. Raadsleden mogen vanwege de veiligheidsmaatregelen niet naar de raadszaal komen als de 1,5 meter maatregel niet uitvoerbaar is of dat raadsleden vanwege gezondheid thuis moeten blijven.

Om goed politiek te kunnen bedrijven is burgerparticipatie in het leven geroepen. Een proces waarbij inwoners meer betrokken worden bij besluitvorming. Publieke betrokkenheid is een middel om ervoor te zorgen dat burgers een directe stem hebben bij publieke beslissingen. Met het oog op transparantie betekent dit ook dat burgers mee kunnen kijken en luisteren met de raadsvergaderingen.

Hybride

Om de burger mee te laten kijken is naast een goede audio en video registratie, een betrouwbaar platform nodig waarop wordt uitgezonden. Wettelijk moet een raadsvergadering op één streaming platform plaatsvinden. Het moet vooral stabiel en betrouwbaar zijn. Technisch is dat uitstekend te realiseren met innovatieve oplossingen.

Raadsinformatiesysteem

Maar hoe gaat zo’n raadsvergadering eigenlijk in z’n werk? De griffier bereidt de vergadering voor en maakt een vergadering aan in het raadsinformatiesysteem.  Alle agendapunten en vergaderstukken worden in het raadsinformatiesysteem gezet. De burgemeester of de voorzitter van de vergadering opent de vergadering en de agendapunten en vergaderstukken worden besproken. In de zaal of thuis kunnen de raadsleden de agendapunten en vergaderstukken op hun iPad bekijken.

De vergadering wordt opgenomen en de stemresultaten en sprekersinformatie worden met metadata opgeslagen. Een handige oplossing waarbij iedereen die dat zou wensen de beelden met het voorkeurs onderwerp online terug kan kijken.

Bijvoorbeeld wat een spreker tijdens de vergadering heeft gezegd. Daarbij worden systemen als de livestream en het raadsinformatiesysteem gekoppeld.

Intuïtief

Is het moeilijk om zo’n systeem te bedienen? In de meeste gevallen wordt het systeem door een bode, griffie of aan AV medewerker bediend. Voorafgaand krijgen gebruikers en beheerders een training. Het systeem is intuïtief. Het is zo ontworpen dat het bediend kan worden door medewerkers die geen AV kennis hebben. Bij de eerste 3 raadsvergaderingen begeleiden we de medewerkers om zo voldoende ervaring op te doen.

Trends

Welke trends zien we nu in de raadszaal? Nu iedereen vanuit huis deelneemt willen de raadsleden weer graag in de raadszaal plaatsnemen.  In deze coronatijd waarbij de maatregelen in acht moeten worden genomen, wordt er eerder voor een mobiel draadloos discussiesysteem gekozen. Flexibel en coronaproof. Je kan de raadszaal dan flexibeler indelen. Het raadslid kan zich in de zaal inchecken bij iedere willekeurige discussiepost. Op het moment dat degene zich incheckt wordt hij vermeld in de deelnemerslijst. Zo wordt alles wat zij stemmen geregistreerd maar ook al hun reacties worden met metadata opgeslagen. Een mobiel discussiesysteem maakt het dan ook echt mogelijk om niet vast te houden aan een vaste opstelling tijdens een raadsvergadering of commissievergadering. Daarnaast willen meer gemeentes bij online vergaderingen de content en de presentatie delen via een Picture in Picture (PiP) oplossing. Iets wat snel te realiseren is. Tot slot zien we dat gemeentes de waarde van goede hardware van audio en video wel degelijk zien. Zij kijken naar de voordelen van de ontvanger, de burger in dit geval. Een kwalitatief goed videobeeld levert mooie beelden op, wat de aandacht van de kijker goed vasthoudt. En de raadsleden en wethouders kunnen hun boodschap beter naar een breder publiek over de bühne brengen. Een win-win situatie! gen. Een win-win situatie!