Detailinformatie Corona maatregelen
Algemene voorzorgsmaatregelen met betrekking tot het coronavirus
AVEX houdt de ontwikkelingen met betrekking tot het coronavirus scherp in de gaten en wij anticiperen daar waar nodig en mogelijk. Het welzijn en de veiligheid van iedereen staat voorop. Voor wat betreft voorzorgsmaatregelen en advies committeren wij ons volledig aan de richtlijnen van de Rijksoverheid.
Binnen AVEX communiceren wij proactief naar onze medewerkers over de maatregelen en te volgen richtlijnen omtrent het coronavirus en veilig werken. Wij delen actuele informatie via AVEX Daily en AVEX Weekly nieuwsberichten via meerdere kanalen zoals e-mail, Teams en digitale informatieschermen. Wij adviseren onze medewerkers dringend om zelf ook proactief de informatie en berichtgeving van de Rijksoverheid te volgen en hebben de links naar de belangrijkste informatiepagina’s intern gedeeld.
Wij ontvangen op al onze vestigingen beperkt en uitsluitend op afspraak bezoekers. In de AVEX STUDIOS wordt ook duidelijk vooraf afgesproken hoeveel personen in de studios en als begeleidende crew aanwezig kunnen zijn. Elke bezoeker dient bij binnenkomst of vooraf een bron- en contact checklist in te vullen.
Aflevering van goederen is vooralsnog zonder beperkingen mogelijk.
Voor interne en externe meetings geldt dat er zoveel mogelijk gebruik wordt gemaakt van videomeetings.
Met het oog op veilig werken heeft AVEX de werkomgeving en werkprocessen aangepast op de 1,5 meter richtlijn. Diverse veiligheidsvoorzieningen en maatregelen zijn genomen om zowel op kantoor als in het veld veilig te werken en werken op afstand te waarborgen. Voor de komende tijd is ‘hybride’ werken de norm. Daarbij werken onze medewerkers primair vanuit huis. Als thuiswerken vanwege de aard van de functie niet mogelijk is wordt daarvan afgeweken.
Extra hygiëne en veiligheidsmaatregelen
Binnen AVEX zijn er extra maatregelen getroffen om de hygiëne nog verder te verbeteren in onze werkomgeving en de gezondheid van iedereen zo veel als mogelijk te beschermen. Er geldt een clean desk policy en dagelijks worden alle deurknoppen, koffieautomaat knoppen, trapleuningen etc. extra ontsmet. Overal zijn desinfecterende handpompjes neergezet.
De werkomgeving en de werkplekken zijn aangepast op de 1,5 meter richtlijn met behulp van beschermende voorzieningen, aanpassing van luchtcirculatie en markering van looproutes. Er is een beperking in het gebruik van kleine ruimtes. Bij kleine spreekkamers en ruimtes wordt via deurschermen het maximum aantal personen voor die ruimte aangegeven.
Zowel tijdens het uitvoeren van werkzaamheden binnen als buiten de kantoren van AVEX, met uitzondering van de thuiswerkplek, geldt dat al onze medewerkers een mondkapje of cap met spatscherm dragen als zij “in beweging” zijn. Wanneer men langer dan 5 minuten op een vaste werkplek werkt en er is minimaal 1,5 meter afstand tot anderen mag het mondkapje/cap met spatscherm af.
Ook onze buitendienstmedewerkers beschikken over veiligheidsvoorzieningen inclusief veiligheidsmaskers voor die situaties waarin zij de 1,5 meter afstand niet kunnen houden. De transportwagens zijn voorzien van schermen tussen berijder en bijrijder.
Via diverse informatiekanalen worden onze medewerkers gewezen op de belangrijkste maatregelen die iedereen zelf kan nemen om verspreiding van het coronavirus te voorkomen.
Continuïteit van leveringen
Vanwege de inmiddels wereldwijde verspreiding van corona en de beperkingen van goederenstromen zijn er veel vragen over de impact van de uitbraak van het corona virus op levering van goederen
Wij staan met een groot team continu in contact met onze toeleveranciers om goed op de hoogte te blijven van eventuele vertraging in levertijden. Indien er vertragingen ontstaan dan communiceren wij dat zo snel mogelijk naar onze opdrachtgever en kijken in overleg eventueel naar alternatieven.
Continuïteit van onze dienstverlening
Ondanks de bijzondere situatie draait ons bedrijf zoveel als mogelijk door. Wij maken uiteraard zelf gebruik van de beschikbare collaboration tools en videocommunicatie om te zorgen dat onze processen zo goed mogelijk door gaan. Video- en audiocommunicatie spelen juist nu in veel vitale processen een cruciale rol. Als audiovisueel en videocommunicatie specialist doen wij onze uiterste best om onze dienstverlening zoveel mogelijk doorgang te laten vinden.
Indien onverhoopt medewerkers uitvallen zal AVEX haar uiterste best doen om de continuïteit van dienstverlening te waarborgen. Onze centrale planningsafdeling heeft te allen tijde het overzicht van uit te voeren werkzaamheden en zal de juiste prioriteiten trachten te stellen.
Daarbij zullen wij indien nodig prioriteit geven aan vragen die te maken hebben met vitale processen van bijvoorbeeld zorginstellingen, ministeries, crisiscentra, meldkamers en justitiële inrichtingen.
Ook volgen wij richtlijnen en maatregelen die wij van onze opdrachtgevers ontvangen direct op door de collega’s die werken voor de betreffende opdrachtgever te informeren over de specifieke richtlijnen.
Wij ontvangen op onze vestigingen en in onze showrooms uiterst beperkt en uitsluitend op afspraak bezoekers. Aflevering van goederen is vooralsnog zonder beperkingen mogelijk.
Veilig werken tijdens zakelijke evenementen en live stream uitzendingen
Om een zo veilig mogelijke omgeving voor u, onze medewerkers en uw gasten te creëren, werkt AVEX conform de richtlijnen van de Rijksoverheid en het Covid-19-protocol voor zakelijke bijeenkomsten van het Eventplatform. Dit Covid-19 protocol schept een kader voor het veilig organiseren en bezoeken van zakelijke bijeenkomsten en/of AV-support rondom live streams of uitzendingen.
De extra maatregelen die wij nemen zijn aanvullend op het advies van de Rijksoverheid en zijn erop gericht om de samenwerking soepel te laten verlopen. In onze samenwerking gaan we ervoor zorgen dat uw evenement of opname/uitzending op een veilige manier doorgang kan vinden.
- AVEX STUDIOS
De AVEX Studios in Utrecht zijn zo ingericht dat onze crew, uw productieteam en de sprekers op 1,5 meter afstand van elkaar kunnen verblijven. Ook alle hierboven genoemde extra hygiëne en veiligheidsmaatregelen worden hier in acht genomen.
Lees ook ons recente nieuwsbericht over Veilig werken vanuit de AVEX STUDIOS
- Coördinatie naleving
Onze medewerkers zijn bekend met de genomen (voorzorg)maatregelen van het Covid-19 protocol over veilig werken. Tijdens ieder project wordt een team verantwoordelijke aangewezen die gedurende de op- en afbouw en operationele uitvoering toeziet op veiligheid en naleving van de protocollen. Deze persoon is tevens uw aanspreekpunt.
- Logistiek tijdens events
Voor het logistieke gedeelte, de op- en afbouw en de uitvoering heeft het team een bijzondere focus op:
- Al onze transportmiddelen zijn voorzien van transparante schermen.
- Ieder AVEX team op locatie is in het bezit van een Covid safety kit.
- Bij het lossen van de apparatuur op locatie bekijken we vooraf de routing. Dit zorgt voor minder oponthoud tijdens het transporteren naar de juiste zaal.
- Het reinigen van de presentatiemiddelen zoals microfoons, katheder, headsets, touchdisplay, etc. tijdens de opbouw, uitvoering en na gebruik.
- (Camera)regie en operatorposities worden zoveel mogelijk op veilige afstanden van elkaar geplaatst.
- Pauzes van medewerkers worden zorgvuldig gepland, zodat er geen grote gezamenlijke groepen ontstaan.
Vragen over annuleringsvoorwaarden betreffende verhuur en evenementen
Voor eventuele annulering van opdrachten met betrekking tot verhuur en evenementen verwijzen wij naar onze algemene leveringsvoorwaarden Verhuur, meer specifiek ‘artikel 4 Annulering’.
Welke kosten voor uw specifieke opdracht al zijn gemaakt kunnen wij uiteraard voor u inzichtelijk maken.
