35 JAAR Betrouwbaar. Innovatief. Betrokken.
Succesvol NF2020 Congres
Wat als je een 3-daags internationaal topcongres moet verzorgen voor een zeer specialistisch medisch vakgebied en je niet fysiek bij elkaar mag komen? Maar je toch kennis & ervaringen moet uitwisselen tussen patiënten, wetenschappers en artsen? En ook nog rekening moet houden met 2 talen én dat een deel van de deelnemers slechthorend is?
Dat was de uitdaging waar de organisatie van de European Neurofibromatosis Meeting eind 2020 voor stond. Samen met Het Congresbureau van het Erasmus MC is een projectteam van onze Event Facilities afdeling aan de slag gegaan en hebben het geplande live event volledig getransformeerd tot een succesvol online event met veel ruimte voor interactie en kennisdeling.
Met het projectteam blikken we terug op dit mooie online congres.
# participants 375x
# cities 160x
# countries 32x
# 50 speakers / moderators / (co)chairs
# posters 80x
# presentations 65x
Hosted from The Netherlands
3 days live from 2 studio’s
De centrale hub deze dagen voor de online productie waren de AVEX STUDIOS in Utrecht. Hier verzamelde de organisatie en enkele sprekers en hosts zich om vanuit 3 studio’s de verschillende sessies en tracks te hosten. De control room van AVEX was hierbij de plek waar alle internationale sprekers virtueel worden gekoppeld aan de streams, werden de presentaties gestart en leverde wij support aan de deelnemers vanuit de hele wereld.
Senior Conference Manager Het Congresbureau Miranda Buis:
“Het was een hele uitdaging om een live meerdaags internationaal congres met een vrij complex programma om te zetten naar een online versie zonder afbreuk te doen aan inhoud en zeker ook kwaliteit, beleving en interactie. De samenwerking met een betrouwbare en ervaren partner was hierin cruciaal. Ik ben ontzettend trots dat wij samen met het team van Avex een heel succesvol congres hebben neergezet. Een zeer tevreden opdrachtgever en ook de deelnemers hebben het congres zeer hoge waarderingen gegeven. Alles verliep geheel volgens script ondanks de vele technische uitdagingen die er waren. Wij kijken uit naar onze volgende samenwerking met AVEX!”
Projectleider Norbert van Dijk:
“We hebben zeer intensief samengewerkt met de organisatie om voorafgaand aan het online congres alle informatie te verzamelen én te zorgen dat iedereen wist wat er van hem of haar verwacht werd. Van het briefen van de sprekers van over de hele wereld tot het maken van alle koppelingen van de sessies aan het online platform. Er komt zoveel bij kijken waar de online deelnemer geen weet van heeft. Als het dan soepel verloopt tijdens de dagen ben ik ben super trots dat we met ons team een bijdrage heb mogen leveren aan dit project!”
Wanneer gasten geen fysieke congreslocatie kunnen bezoeken is het bieden van een online omgeving waar men zich snel thuis voelt en eenvoudig de digitale weg kan vinden een absolute must. AVEX bemiddelde en werkte intensief samen met het platform van Invitado waar men niet alleen de sessies konden volgen, maar ook postersessies en diverse vormen van (wetenschappelijk) informatie kon terugvinden. En natuurlijk waar men ook virtueel met elkaar in gesprek kon via chats & Q&A-sessies. Want ook virtueel moet men elkaar kunnen ontmoeten om ervaringen uit te wisselen, een essentieel onderdeel van een wetenschappelijk congres.
Onder ‘normale’ omstandigheden is het al een puzzel om 50 sprekers in een congreslocatie te ontvangen en naar de juiste subzalen te verwijzen. Wanneer iedereen over de hele wereld is verspreidt en op het juiste moment beschikbaar moet zijn om in te loggen voor de presentatie was ook een pittige puzzel in de voorbereiding.
Samen met het congresbureau hebben wij intensief contact gehad met de internationale sprekers en hadden wij een support desk voor (technische) vragen en de presentaties. Alle presentaties werden op voorhand verzameld en ingeladen; sommige zelfs voorzien van ondertiteling.
Tijdens de sessies hadden wij meerdere technici ingezet die als virtuele stagemanager de sprekers achter de schermen ontvingen en op het juiste moment doorschakelde naar de live uitzending. Deze aanpak gaf voor zowel sprekers als de organisatie veel rust zodat men zich optimaal kon focussen op de eigen presentatie.
Door het internationale karakter was het hele programma Engelstalig. Doordat een groot deel van de patiënten slechthorend is was tijdens de publieksdag de wens om dit hele programma live te ondertitelen in zowel Engels áls Nederlands. Alle video’s en vooraf opgenomen presentaties waren daags voor het congres voorzien van ondertitels, maar alle sessies in de studio’s werden voorzien van live ondertiteling door diverse tolken en velotypisten. Hierbij kon het virtuele publiek live kiezen met welke ondertitels men het programma kon volgen. Dankzij de perfecte afstemming tussen organisatie, techniek, tolken en platform is ook dit onderdeel perfect verlopen!
“Ik ben heel blij dat we dit gave congres alsnog hebben kunnen realiseren. Voor ons als stichting van een zeldzame ziekte is het natuurlijk ontzettend belangrijk dat wij internationaal kennis kunnen blijven delen en op die manier voortuitgang te boeken voor de patiënten.”
