Zakelijke verbondenheid op afstand

Ooit weleens nagedacht over de zakelijke verbondenheid van jouw hybride werkomgeving?

In een wereld waarin technologie een essentiële rol speelt in ons dagelijks leven, is het geen verrassing dat hybride vergaderingen steeds meer de norm worden. Meer dan 80% van de vergaderingen worden nu hybride gehouden. Vooral Microsoft Teams heeft zich bewezen als een krachtig platform voor virtuele samenwerking. Echter, ondanks de vele voordelen van hybride vergaderen, blijkt uit onderzoek dat een aanzienlijk aantal deelnemers zich niet gelijkwaardig voelt. In feite voelt maar liefst 8 op de 12 mensen zich niet volledig verbonden tijdens hybride vergaderingen. In deze blog zullen we bespreken hoe we ervoor kunnen zorgen dat mensen op afstand zich net zo verbonden voelen als degenen die fysiek bij elkaar zitten.

Het veranderende landschap van hybride vergaderen

Vroeger werd werk voornamelijk op kantoor gedaan en was het optioneel om je camera aan te zetten tijdens een online vergadering. Het opzetten van een online vergadering vereiste vaak complexe procedures en trainingen, waardoor de betrokkenheid van deelnemers beperkt bleef. Echter, met de opkomst van geavanceerde technologieën is online vergaderen radicaal veranderd. Tegenwoordig werken we overal en is het normaal om je camera aan te zetten. Platforms zoals Microsoft Teams bieden speciaal ontworpen oplossingen die gemakkelijk in gebruik zijn en iedereen in staat stellen om hun eigen accessoires te personaliseren. AVEX denkt graag met jou mee om hybride werken optimaal te laten verlopen.

Meeting equity

Al deze hybride veranderingen die zich in een razendsnel tempo opvolgen brengen uiteraard ook wat negatieve gevolgen met zich mee. De term ‘meeting equity’ komt daarom steeds vaker naar voren. Dit houdt in dat iedereen gelijke kansen heeft om te communiceren, bij te dragen en ideeën te delen tijdens een hybride vergadering, ongeacht hun locatie. En dit kan een uitdaging zijn, vooral in vergaderingen met mensen met verschillende achtergronden, vaardigheden en ervaringen. Uit onderzoek blijkt dan ook dat een ruime meerderheid zich niet volledig betrokken voelt bij hybride vergaderingen.

De drie cruciale user experiences

Door deze drie cruciale user experiences te verbeteren, kan Microsoft helpen om hybride vergaderingen inclusiever te laten verlopen. Dit zal leiden tot een productievere en effectievere vergaderingen.

See & be seen:

Een essentieel aspect van inclusieve vergaderingen is ervoor zorgen dat iedereen gezien kan worden en de mogelijkheid heeft om anderen te zien. Dit kan worden bereikt door ervoor te zorgen dat alle deelnemers zichtbaar zijn op het scherm. Moedig deelnemers aan om hun camera’s aan te zetten en zorg voor een duidelijk zichtbare weergave van alle aanwezigen tijdens de vergadering. Het creëren van een virtuele vergaderomgeving waarin iedereen gelijkwaardig wordt vertegenwoordigd, draagt bij aan een gevoel van verbondenheid.

Hear & be heard:

Ook is het belangrijk dat alle deelnemers in staat zijn om gehoord te worden en deel te nemen aan de discussie, ongeacht hun locatie. Zorg ervoor dat de audiokwaliteit van de vergadering optimaal is, zodat stemmen duidelijk worden overgebracht. Moedig actieve deelname aan door iedereen gelijke spreektijd te geven en ervoor te zorgen dat iedereen de kans krijgt om hun ideeën en meningen te delen. Het bieden van een inclusieve ruimte waarin iedereen wordt aangemoedigd om deel te nemen, versterkt het gevoel van verbondenheid.

Collaboration:

Samenwerking is een vooraanstaand onderdeel van vergaderingen, zowel fysiek als online. Om ervoor te zorgen dat mensen op afstand zich even betrokken voelen als degenen die fysiek aanwezig zijn, is het belangrijk om samenwerking mogelijkheden te bieden die geschikt zijn voor zowel online als offline deelnemers. Maak gebruik van functies zoals scherm delen, gezamenlijke documentbewerking en virtuele whiteboards om interactie en samenwerking te bevorderen. Het benadrukken van gelijke samenwerking mogelijkheden voor alle deelnemers vergroot het gevoel van verbondenheid en inclusiviteit.

Conclusie

Juist omdat hybride vergaderen een blijvend onderwerp is geworden, is het belangrijk om actief te werken aan het creëren van een gevoel van verbondenheid voor iedereen, ongeacht hun fysieke locatie. Door de drie cruciale user experiences – See & be seen, Hear & be heard, en Enable collaboration – in acht te nemen, kunnen we de inclusiviteit van hybride Microsoft Teams vergaderingen vergroten. Laten we streven naar vergaderingen waarin iedereen zich gehoord, gezien en betrokken voelt, ongeacht of ze zich op afstand bevinden of fysiek aanwezig zijn.