Een aandeelhouders- vergadering organiseer je op basis van vertrouwen

Blog

‘Kennisdelen is key!’ is een terugkerend item op de website van AVEX, waarin we ambassadeurs van AVEX aan het woord laten over de wereld waarin zij actief zijn. Business en technologie zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. De uitdagingen die daarbij komen kijken zijn voor iedereen anders. Kennisdelen maakt ons rijker en biedt inspiratie. In deze reeks nemen experts u vol passie mee in de wereld waarin zij werken. In dit tweede item in de serie trends en ontwikkelingen zijn Maureen Vullings (directeur/eigenaar) en Carine Sijbers, beiden van TurnKey Business Events bv, aan het woord. Zij zijn specialist in het organiseren van aandeelhoudersvergaderingen, ook wel AVA’s genoemd.

Op basis van vertrouwen

De opdracht om een aandeelhoudersvergadering te organiseren krijg je niet zomaar, dat gaat op basis van vertrouwen en vertrouwen dat moet groeien. Je kent het bedrijf waarvoor je de AVA organiseert tot diep in de organisatie. Wat leeft er onder aandeelhouders, is er een opsplitsing of misschien een fusie ophanden. Met die wetenschap organiseert TurnKey Business Events bv jaarlijks tussen de tien en twaalf AVA’s voor een tiental grote corporate bedrijven.

Maureen Vullings: “In aanloop naar een AVA ontzorgen wij onze opdrachtgevers volledig. We maken ‘milestones’ tot aan de uitvoer.  Een AVA vereist de nodige aandacht, het is het visitekaartje van het bedrijf”. Carine Sijbers vervolgt: “Als organisatie hebben wij invloed op de uitvoering van dit event. Wij zijn voor de legal afdeling een adviseur en kennisdrager in de breedste zin van het woord. Het is een lange aanloop naar de uiteindelijke uitvoering. Om je een voorbeeld te geven, men kijkt nu al naar de agenda’s 2018/ 2019 van de Raad van Commissarissen en Raad van Bestuur.”

Je kent het bedrijf waarvoor je de AVA organiseert tot diep in de organisatie.

Flexibiliteit

De organisatie van een AVA vraagt ook een grote mate van flexibiliteit. Er kunnen zich altijd situaties voordoen die buiten het bereik van het bedrijf liggen. Maar hoe flexibel moet je dan zijn? “We kunnen binnen 1,5 week een evenement realiseren. In de huidige markt ligt het aan de snelheid waarmee je kan schakelen. Daar krijgen wij juist energie van. Omdat een AVA een ander type event is hoeft deze niet binnen een hele korte tijd gerealiseerd te worden. Uiterlijk 40 dagen na publicatie van de jaarrekening”, aldus Carine. Ze vervolgt: “De statutaire regelgeving is heel specifiek en moet dan ook in acht worden genomen.”

Maureen: “Zo kregen wij een aanvraag om op korte termijn een event in Turkije te organiseren, waarbij onze premier één van de genodigden zou zijn. Als zo’n aanvraag binnen komt, zetten we met het hele team alle zeilen bij. Binnen 5 dagen tijd zijn alle vrachtwagens geladen en gereed voor vertrek. Flexibiliteit geeft ons dan ook een kick”.

TurnKey Business Events bv

Online meekijken

Met de techniek van tegenwoordig worden AVA’s ook online via een livestream beschikbaar gesteld. Via een webcast is een AVA live te volgen. Naast het meekijken is er ook een chatfunctie voor vragen tijdens de Q&A beschikbaar. Technisch is op dit moment alles mogelijk maar qua wettelijke regelgeving moet daar officieel nog alles voor geregeld worden. Denk bijvoorbeeld aan het actief participeren via de webcast inclusief het stemmen. Maar zal door verjonging het aantal bezoekers dat een AVA fysiek bezoekt niet dalen?

Maureen legt uit: “Wellicht bij de institutionele beleggers, maar de particuliere beleggers geeft zo’n jaarlijkse bijeenkomst een reüniegevoel. Het is emotie, betrokkenheid en zelfs een essentieel contactmoment voor deze doelgroep. Het hangt bij particuliere investeerders ook af van de familie en met name hoe de aandelen worden overgedragen aan de volgende generatie”.

Hospitality

Extra belangrijk is dan ook de hospitality tijdens een AVA, naast locatie en catering zijn zeker ook professionele hostessen die zo’n evenement begeleiden van belang.

Maureen vervolgt: “Wij hebben een eigen poule met door ons getrainde hostessen. Wij trainen ze op specifieke vaardigheden voor dit type event, daarmee onderscheiden wij ons. Zo moet een registratie vlot verlopen en spreken we de genodigden met hun achternaam aan. Ze moeten direct al het welkome gevoel krijgen bij binnenkomst”.

Het onmogelijke mogelijk maken

Nemen jullie in aanloop naar de uitvoering van een AVA  daadwerkelijk ‘alles’ uit handen van de opdrachtgever?

Carine: “Nee” bestaat niet. Wij willen het onmogelijke mogelijk maken. Je denkt bij de organisatie van een event niet in onmogelijkheden. Wij gaan tot het uiterste voor onze opdrachtgevers. Je moet echt passie voor het vak hebben om bij ons te werken.” Maureen vult aan: “Een goed voorbeeld was de organisatie van een jubileumtrip naar het buitenland voor een groot bedrijf. We hadden een vlucht vroeg in de morgen gepland, maar kregen last minute te horen dat het vliegtuig vertraagd was en pas 4 uur later  zou vertrekken. Om de gasten te entertainen hebben we eerst alle kiosken met lectuur op het vliegveld leeg gekocht en vervolgens alle gasten van koffie en taart voorzien. Om er daadwerkelijk een feestje van te maken, hebben we een bevriende entertainer uit z’n bed gebeld om op te treden. Alle gasten stonden dan ook vroeg in de morgen te dansen en dachten dat het erbij hoorde. Terwijl wij ter plaatse moesten improviseren”.

Trends & ontwikkelingen

AVA’s blijven erg traditioneel en zijn weinig vernieuwend. Corporate bedrijven kijken voortdurend naar elkaar en kopiëren goed gelukte vernieuwingen voor hun eigen AVA. Elektronisch stemmen op afstand zal iets voor in de nabije toekomst zijn. Alles moet eerst volgens de wet en regelgeving geregeld worden. Betrokkenen binnen een organisatie hebben intern allemaal hun eigen belangen. Zo heeft de afdeling investor relations andere belangen dan de communicatie en legal afdeling. Alles moet vlekkeloos in elkaar passen en daar zorgt TurnKey Business Events bv voor.

Welke trends en ontwikkelingen zijn er? Carine: “AVA’s zijn kwalitatief hoogstaande evenementen. Ze zijn tegenwoordig minder groots en bombastisch dan voorheen. Het moet ook bij de uitstraling van het bedrijf horen. Daarbij is het ook onze taak dat de bestuurders op het podium ‘shinen’. We hebben daar zelf ontwikkelde technieken voor”.

Goodiebag

Tot slot, welke trend hebben jullie ooit zelf bedacht en zie je nu terug bij andere AVA’s?

Maureen: “Give-a-ways! Bij de AVA’s die wij organiseren zie je dat niet meer, maar bij anderen wel. Vroeger kwamen de mensen voor de goodiebag. Nu is er een verschuiving naar het inzetten van producten van de opdrachtgever tijdens de ontvangst, pauze en lunch. De genodigden zijn bescheiden. Ze vragen zelfs nog of ze een balpen met reclame mee mogen nemen”.

TurnKey Business Events bv 2

Over TurnKey Business Events bv

TurnKey Business Events bv in Eindhoven is al zo’n 20 jaar actief binnen de eventbranche. Directeur/ Eigenaar Maureen Vullings inspireert en leidt haar teams waarbij ze puur voor kwaliteit gaat. Haar team bestaat uit generalisten met ieder een bepaald specialisme en een ‘eigen tak van sport’. Ze organiseren voor hun opdrachtgevers overal ter wereld salesmeetings, incentives, productpresentaties, beurzen, personeelsevenementen, jubilea en openingen.