Kennisdelen is key: met ONVZ Zorgverzekeraar

Manon Looij heeft voordat zij bij ONVZ aan de slag is gegaan, ruime ervaring opgedaan binnen facilities en purchasing. Als Facilitair Coördinator Regie is zij onder andere verantwoordelijk voor het totale verbouw- en herinrichtingstraject van het kantoor in Houten. Bij ONVZ Zorgverzekeraar werken circa 400 medewerkers die de 460.000 verzekerden van dienst zijn. ONVZ Zorgverzekeraar kent geen winstoogmerk.

Wat is jouw visie op de trends en ontwikkelingen binnen de facility branche?

Net als in andere werkvelden zijn er ook binnen het facilitaire werkveld veel ontwikkelingen. Lang niet alle trends zetten echter door tot een ontwikkeling of zijn voor elke organisatie van toepassing.

Mijn aandacht gaat vooral naar de integratie van Facility Management (FM) met HR en IT. Deze ondersteunende diensten kunnen in samenwerking de dienstverlening verbeteren en processen meer samen laten lopen waardoor de efficiency vergroot wordt. Hierdoor kunnen onze collega’s ook beter worden bediend. Op sommige vlakken zijn processen en diensten ook zo met elkaar verbonden dat zeer nauwe samenwerking noodzakelijk is. Denk bijvoorbeeld aan technische innovatie waarbij IT-ondersteuning erg belangrijk is. Maar ook de arbo-aspecten van flex-en thuiswerken.

De flexibilisering van kantoren is een andere ontwikkeling waarin je veel veranderingen ziet. Door slimme nieuwe technologieën worden gebouwen meer ‘smart’. Deze ‘smart buildings’ bieden mogelijkheden voor schaalbaarheid voor gebruik en inzet van diensten. Zo kun je op basis van het aantal aanwezige medewerkers op de gewenste bezettingsgraad sturen. Bij een lage bezetting, bijvoorbeeld in de vakantie of op een rustige dag, worden delen van een gebouw niet gebruikt. Op basis van het aantal aanwezige medewerkers kan de inzet van schoonmaak, catering of klimaatsystemen gestuurd worden. Dit vraagt om een integratie van systemen en een goede afstemming met toeleveranciers. Op dit moment is het combineren van de informatie (data), de praktische invulling en uitwerking richting vastgoed maar zeker ook leveranciers nog nieuw. Ik verwacht dat op korte termijn hierin veel zal veranderen.

Een derde ontwikkeling die je zowel bij de externe als interne klanten ziet, is optimalisering van de klantbeleving. Zowel het leveren van een dienst of product die kwalitatief de verwachtingen overstijgt, als ook de werksfeer en werkomstandigheden maken medewerkers succesvol. De beleving draagt dus rechtstreeks bij aan het presteren van de organisatie. Deze ontwikkeling kan met juiste afstemming van de twee eerder genoemde ontwikkelingen zeer goed worden toegepast binnen het facilitaire werkveld.

En als we kijken binnen jouw organisatie? Kun je een trend benoemen die jij snel hebt geadopteerd?

Veel trends zijn ook binnen ONVZ zichtbaar. Zo zijn recentelijk de afdelingen HR en FM één team geworden. Tijdens de verbouwing van het kantoor vorig jaar hebben we veel focus gelegd op de beleving van de werkomgeving. Natuurlijk kun je thuiswerken maar we hebben in het project geprobeerd een omgeving te creëren die uitnodigt om naar kantoor te komen en waar je je thuis voelt.

Flexwerken binnen het kantoorpand is nieuw evenals het multifunctioneel inzetten van centrale verkeersruimten, het atrium en restaurantgebied. Dit is mede mogelijk geworden door juiste inzet van systemen en AV-middelen.

Welke ontwikkelingen zijn binnen jouw branche snel gegaan?

Digitalisering! Onze inkomende papieren post is met 75% gedaald in de afgelopen 2 jaar. Ook andere informatieoverdracht is voornamelijk digitaal waardoor er nog maar weinig interne post of papier verwerking is. Deze digitalisering heeft een boost gegeven aan het plaats- en tijd onafhankelijk werken. Flexibilisering van de werkplek voor zowel thuis als op kantoor geeft een bepaalde vrijheid, die een zeer positieve uitwerking heeft op de beleving en motivatie van medewerkers. Natuurlijk moeten deze ontwikkelingen goed ondersteund worden door IT en HR.

Maar ook de agile-werkmethode heeft zich binnen onze organisatie snel ontwikkeld. Dit is resultaatgericht werken zonder traditionele baas. Er is minder overleg en minder coördinatie, maar wel meer verantwoordelijkheid voor teams en individuen. Met als bijkomend voordeel dat er meer ruimte is voor eigen initiatief.

Zelfs tijdens het herinrichtingstraject van ons kantoor vorig jaar, hebben we niet kunnen inschatten hoeveel impact dit zou hebben op de werkstijl.

We proberen deze nieuwe werkmethode een plek te geven door bijvoorbeeld een test met een touchscreen voor het scrum/agile proces te ondersteunen.

Waar haal jij binnen jouw vakgebied je inspiratie vandaan?

Als voorbereiding op de verbouwing en renovatie van ons kantoor zijn er verschillende referentiebezoeken gebracht aan bedrijven in de financiële en zakelijke dienstverlening. Doordat zij gelijksoortige interne processen hebben staan ze voor dezelfde uitdagingen bij de flexibilisering van werkplekken en inrichting. Daarnaast zijn er in samenwerking met de architect en projectbegeleiding bezoeken gebracht aan organisaties uit geheel andere branches om juist naar de beleving te kijken.

Hoe volg jij trends?

Naast de websites van vakbladen, ga ik geregeld naar vakbeurzen, congressen en seminars. Daarnaast zijn inspiratiesessies met vernieuwende partijen een goede bron om op de hoogte te blijven van trends in het FM werkveld.  Ook goede contacten met leveranciers leveren de input die nodig is voor ons om mee te kunnen gaan met vernieuwingen.

Zelf hosten we ook inspiratiesessies bij ONVZ, vooral op het gebied van vitaliteit. In deze sessies delen wij onze ervaringen (do’s en don’ts) met andere innovatieve partijen voor een continu proces van monitoring, toetsing en evaluatie van nieuwe ontwikkelingen.

Hoe ziet de wereld er binnen de facility branche volgens jou over 10 jaar uit?

Waarschijnlijk zijn er dan op maat gemaakter werkplekken die aan de individuele behoefte van de medewerker voldoen. Dit is van grote invloed op zijn comfort en beleving. De facilitaire processen en diensten zullen gelijke pas moeten houden met de technologische ontwikkelingen, zodat er blijvend ondersteuning kan worden gegeven aan interne processen. De technologieën hebben niet alleen impact op facilitaire ontwikkelingen maar zullen ook zorgen voor een totale integratie met IT en HR.